PENTINGNYA DATA DAN INFORMASI

 

PENTINGNYA DATA DAN INFORMASI

 

Oleh :

Wendhie Prayitno

Widyaiswara LPMP D.I.Yogyakarta

 

PENDAHULUAN

Kata “data” berasal dari bahasa Yunani “datum” yang berarti fakta, dan di dalam kamus bahasa Inggris ditulis dengan “data”. “Data” yang digunakan dalam bahasa Indonesia berasal dari bahasa Inggris tersebut, tetapi harus diingat, “data” dalam bahasa Inggris sudah bersifat majemuk, karena tidak ada kata “datas” dalam bahasa Inggris. Sehingga tidaklah tepat bila kita menuliskan kata data yang dimajemukkan, seperti data-data, kumpulan data, dan sejenisnya.

Bila kita akan mengungkapkan sekumpulan data, tentulah harus dipilah-pilah tipe-tipe atau jenis-jenis datanya terlebih dulu. Misalkan kumpulan data mahasiswa dan data dosen, kumpulan data karyawan dan data konsumen, dan sebagainya.

Data merupakan salah satu hal utama yang dikaji dalam masalah TIK. Penggunaan dan pemanfaatan data sudah mencakup banyak aspek. Berikut adalah pembahasan definisi data berdasarkan berbagai sumber.

Data menggambarkan sebuah representasi fakta yang tersusun secara terstruktur, dengan kata lain bahwa “Generally, data represent a structured codification of single primary entities, as well as of transactions involving two or more primary entities .” (Vercellis, 2009: 6). Selain deskripsi dari sebuah fakta, data dapat pula merepresentasikan suatu objek sebagaimana dikemukakan oleh Wawan dan Munir (2006: 1) bahwa “Data adalah nilai yang merepresentasikan deskripsi dari suatu objek atau kejadian (event) “

Dengan demikian dapat dijelaskan kembali bahwa data merupakan suatu objek, kejadian, atau fakta yang terdokumentasikan dengan memiliki kodifikasi terstruktur untuk suatu atau beberapa entitas.

Informasi merupakan sesuatu yang dihasilkan dari pengolahan data. Data yang sudah ada dikemas dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah informasi yang berguna. Berikut adalah definisi informasi berdasarkan berbagai sumber.

Informasi merupakan suatu hasil dari pemrosesan data menjadi sesuatu yang bermakna bagi yang menerimanya, sebagaimana dikemukakan oleh Vercellis (2009: 7) “Information is the outcome of extraction and processing activities carried out on data, and it appears meaningful for those who receive it in a specific domain .” Selain merupakan hasil dari pengolahan data, informasi juga menggambarkan sebuah kejadian, sebagaimana dikemukakan oleh Wawan dan Munir (2006: 1) bahwa “Informasi merupakan hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) dengan lebih berguna dan lebih berarti “.

Dengan demikian informasi dapat dijelaskan kembali sebagai sesuatu yang dihasilkan dari pengolahan data menjadi lebih mudah dimengerti dan bermakna yang menggambarkan suatu kejadian dan fakta yang ada.

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari beberapa prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu tujuan tertentu. Pengertian lain dari sistem adalah kumpulan beberapa elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.

Berdasarkan hal tersebut di atas, sistem dapat pula dilihat merupakan suatu alur inpu-proses-output dalam suatu lingkungan tertentu. Dengan demikian dapat dijelaskan kembali bahwa sistem merupakan suatu kesatuan menyeluruh yang didalamnya terdapat prosedur dan komponen yang saling berhubungan dan saling bergantung dalam suatu jaringan kerja untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sebuah sistem dapat juga dikatakan suatu kesatuan yang memiliki stabilitas untuk menerima input lalu memprosesnya dan akhirnya menghasilkan suatu output.

PEMBAHASAN

Kegunaan Data dan Informasi

Sebagai bahan dalam pengambilan keputusan

• menentukan jenis kegiatan akan dilaksanakan

• Alternatif/metode untuk melaksanakan kegiatan

• Seberapa besar lingkup kegiatan

• Siapa saja atau apa saja pelaksanaan kegiatan;

• Berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan;

• Kapan waktu yang tepat untuk memulai kegiatan;

• besar anggaran yang dibutuhkan;

• Siapa yang bertanggung jawab melaksanakan kegiatan

• dan sebagainya.

Kualitas Data dan Informasi

• valid,

• akurat,

• Reliable (handal) dan

• up to date

• rahasia

Pengolahan Data dan Informasi

Pengolahan data merupakan segala macam bentuk pengolahan terhadap data untuk membuat data itu berguna sesuai data yang diinginkan sehingga dapat segera dipakai.

Bentuk Pengolahan Data

• Pengolahan secara aritmatika (perkalian, pembagian, penambahan, pengurangan, pembulatan atau penghilangan pecahan).

• Pengolahan secara statistika (rataan, minimum, maksimum, standar deviasi, dan distribusi frekuensi).

• Pengolahan data dengan pengurutan, pengelompokan, pemilahan, pengabaikan data yang tidak diperlukan.

Sistem Informasi

Sistem adalah sekumpulan elemen yang masing-masing memiliki fungsi masing-masing dan secara bersama-sama mencapai tujuan sistem itu. Mobil merupakan sebuah sistem, karena di dalamnya banyak elemen yang memiliki fungsi masing-masing, seperti setir untuk kendali, rem untuk memberhentikan, gas untuk menjalankan, radiator untuk pendingin, dan sebagainya, yang secara bersama-sama mencapai tujuan dari mobil yaitu sebagai alat transportasi.

Begitu juga di perusahaan, ada bagian pemasaran, ada bagian produksi, ada bagian pembukuan, dan sebagainya yang kesemuanya bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan itu, misalkan mendapatkan keuntungan finansial. Di setiap bagian di perusahaan tentu memiliki data dan informasi. Agar bermanfaat, data dan informasi tersebut dikelola (manajemen) guna menopang kebutuhan para manajer dalam mengendalikan perusahaannya.

Manajer tingkat atas (top management) memiliki jenis keputusan yang bersifat strategis, manajer tingkat menengah (middle management) memiliki keputusan yang bersifat taktis, dan manajer tingkat bawah (lower management) memiliki keputusan yang bersifat  operasional, semuanya membutuhkan data dan informasi.

Informasi yang baik adalah informasi yang diberikan sesuai dengan kebutuhannya, baik pada kelengkapan materinya, waktu pemberian informasinya, keakuratan datanya, dan sebagainya. Misalkan saja, manajer pemasaran membutuhkan informasi mengenai kondisi pasar, kondisi pesaing, kondisi ekonomi makro, kekuatan perusahaan, kemampuan finansial perusahaan, dan sebagainya.

Agar informasi dapat dilakukan secara cepat dan akurat, maka pada masa kini, tak ada pilihan lain selain memanfaatkan komputer yang di dalamnya dibentuk sistem basis data. SIM adalah kerjasama yang harmonis antara manusia dan mesin (komputer). Sedapat mungkin semua alat-alat kantor dibuat berangkaian dengan komputer (office automation), misalkan pemanfaatan e-mail, tele- conference, e-voice, internet, facs, dan sebagainya.

Ketersediaan informasi dan kecepatan mendapatkan informasi merupakan “senjata” yang ampuh dalam memenangkan persaingan global dewasa ini. Dengan semakin sibuknya para manajer, jadwal kegiatan begitu ketat, menjadikan mereka tidak sempat lagi membaca laporan yang bertumpuk dari setiap bagian di perusahaannya. Karenanya diperlukan suatu cara yang kini disebut dengan decision support system, (DSS) yaitu sistem komputer yang dapat membantu para manajer untuk mengambil keputusan yang relatif tepat dan cepat.

Sistem Informasi adalah pengelolaan Data, Orang/ Pengguna, Proses dan Teknologi Informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi.

Sistem Informasi Manajemen

Secara umum bila orang membicarakan tentang Sistem Informasi Manajemen yang tergambar adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Pemanfaatan data di sini dapat berarti penunjangan pada tugas-tugas rutin, evaluasi terhadap prestasi atau untuk pengambilan keputusan. Kini kalau orang mendengar istilah Sistem Informasi Manajemen, biasanya mereka juga membayangkan suatu sistem komputer. Sesungguhnya, pengertian tentang Sistem Informasi Manajemen di dalam organisasi telah ada sebelum perkakas komputer diciptakan. Inti dari pengertian Sistem Informasi Manajemen konvensional tentu saja terkandung dalam pekerjaan-pekerjaan sistematis seperti pencatatan agenda, kearsipan, komunikasi diantara pemimpin/manajer organisasi, penyajian informasi untuk pengambilan keputusan dan sebagainya. Namun dengan tersedianya teknologi pengolahan data dengan komputer yang relatif murah, sekarang dan di masa depan penggunaan komputer untuk menunjang Sistem Informasi Manajemen tidak dapat dihindari lagi.

PENUTUP

Data dan informasi sebagai sesuatu yang dihasilkan dari pengolahan data menjadi lebih mudah dimengerti dan bermakna yang menggambarkan suatu kejadian dan fakta yang ada, sehingga sangat bermanfaat bagi pemangku kepentingan dalam pengambilan keputusan dan berguna dalam menentukan pengembangan program-program kerja dalam suatu institusi.

 

DAFTAR PUSTAKA

1. Setiawan, Wawan. dan Munir. (2006). Pengantar Teknologi Informasi: Sistem Informasi. Bandung: Universitas Pendidikan Indonesia.

2. Wahyudi, Bambang (2010). Konsep Data dan Informasi Jakarta.

3. Setiawan, Wawan. dan Munir. (2006). Pengantar Teknologi Informasi: Basis Data. Bandung: Universitas Pendidikan Indonesia.